Sistema de Gestión de Citas para Dentistas

Gestión de Citas en una Clínica Dental

Las principales actividades de una clínica dental incluyen una amplia gama de servicios dentales relacionados con el cuidado y la salud de los dientes, la boca y la cavidad oral. Aquí hay algunas de las principales actividades realizadas en una clínica dental:

• Limpieza e higiene dental: La clínica dental ofrece servicios regulares de limpieza e higiene dental para eliminar la placa, el sarro y las manchas de los dientes.
• Obturaciones dentales: En caso de caries o lesiones en los dientes, la clínica dental ofrece servicios de obturación o restauración dental.
• Extracciones dentales: Cuando un diente está gravemente dañado o infectado y no se puede reparar, puede ser necesaria una extracción dental.
• Tratamientos de conducto: En caso de infecciones o daños en el nervio dentro de un diente, puede ser necesario un tratamiento de conducto.
• Prótesis dentales: Las clínicas dentales ofrecen servicios de prótesis dental para reemplazar los dientes faltantes.
• Tratamientos ortodónticos: Las clínicas dentales también ofrecen servicios ortodónticos para corregir problemas de alineación de los dientes y la mandíbula.
• Cuidado preventivo: Una clínica dental se dedica a promover la salud oral y prevenir enfermedades dentales.
• Cirugía oral: En algunos casos, puede ser necesario realizar cirugías dentales, como la colocación de implantes dentales, etc.

Todos los servicios mencionados anteriormente generalmente requieren una cita, a menudo con bastante antelación.

La gestión de citas en una clínica dental es un elemento crucial para garantizar un flujo de trabajo eficiente y una buena experiencia para los pacientes. Un sistema de citas bien organizado y automatizado puede simplificar considerablemente el proceso de planificación de citas y reducir el riesgo de errores o superposiciones.
Los aspectos más importantes de la gestión de citas en una clínica dental son:

• Sistema de citas: Una clínica dental puede utilizar un sistema de citas que permita a los pacientes programar citas de manera conveniente. Este sistema puede basarse en citas telefónicas, reservas en línea o una combinación de ambos. El objetivo es simplificar el proceso de citas y reducir los errores o superposiciones de citas.
• Calendario de citas: El personal de la clínica dental administra un calendario de citas que realiza un seguimiento de todas las reservas. Este calendario debe estar organizado y actualizado regularmente para evitar superposiciones o conflictos horarios. El personal puede acceder al calendario para programar, modificar o cancelar citas según las necesidades de los pacientes.
• Gestión del tiempo: En la gestión de citas, es importante considerar el tiempo necesario para cada tipo de tratamiento dental. Esto puede incluir el tiempo para la limpieza dental, las obturaciones, las extracciones, los tratamientos de conducto u otros procedimientos. El personal de la clínica dental debe planificar adecuadamente los horarios de las citas para evitar retrasos o sobrecargas.
• Confirmación de citas: Antes de la fecha de la cita, la clínica dental puede enviar confirmaciones a los usuarios para recordarles la cita y confirmar su asistencia. Esto puede hacerse a través de llamadas telefónicas, mensajes de texto, correos electrónicos o incluso mediante un sistema automatizado de confirmación de citas.
• Optimización de la agenda: La gestión de citas debe tener en cuenta la capacidad de tratamiento de la clínica (número de consultorios) y la disponibilidad del personal. La agenda debe ser optimizada para garantizar un flujo de trabajo eficiente y minimizar el tiempo de inactividad. Esto puede incluir la programación de citas consecutivas para optimizar el uso de los recursos y la gestión de emergencias o casos urgentes.

Todos los requisitos mencionados son perfectamente cumplidos por un software de gestión de citas como Softvision Agenda.

Uso y configuración de Softvision Agenda en una clínica dental

La configuración del sistema de reserva automática Softvision Agenda en el caso de una clínica dental es bastante compleja debido al gran número de servicios ofrecidos. Veamos cómo proceder:

Definición de los horarios de la clínica dental

En el menú "Empresa" del panel de control del software, accesible en la dirección https://agapp.softvision.it, se encuentran todas las funciones de configuración del sistema de gestión de citas.
La primera operación a realizar es la definición de los horarios de apertura de la clínica. De esta manera, el sistema solo aceptará reservas en los horarios en los que la clínica acepte citas.
Al hacer clic en "Horarios de la empresa", podrás especificar los horarios de la mañana y de la tarde para cada día de la semana. En el siguiente ejemplo, el sistema aceptará citas de 9 a.m. a 1 p.m. y de 3 p.m. a 8 p.m. todos los días, excepto los domingos.

Definición de los servicios dentales ofrecidos por la clínica

En una clínica dental, se pueden ofrecer muchos servicios o consultas.
Para organizar correctamente la agenda de la clínica, es esencial definir con precisión los servicios proporcionados, quién los realiza y los recursos necesarios.

Después de indicar los profesionales (dentistas, higienistas, etc.) que trabajan en la clínica, el siguiente paso es definir todos los recursos presentes en la clínica necesarios para llevar a cabo los servicios. Estos recursos pueden incluir las diferentes salas donde se realizan los servicios, los equipos utilizados en diferentes salas, etc.

El último paso es cargar todos los tipos de servicios (Servicios) que la clínica puede ofrecer.
Para cada uno de estos servicios, se debe indicar el nombre, la duración, los recursos necesarios (por ejemplo, la sala donde se realiza la consulta) y el dentista (miembro del personal) que realiza el servicio.