Sistema de gestión de citas en línea para consultorios médicos

La gestión de citas en un consultorio médico

En una clínica médica, la gestión de las citas es una tarea de vital importancia. En los consultorios médicos individuales, a menudo las citas se hacen por teléfono a través de una secretaria o, en algunos casos, directamente por el médico.
En ambos casos, es importante que en la clínica médica se mantenga un calendario bien organizado y preciso para evitar superposiciones o citas erróneas que puedan causar molestias a los pacientes.

Un aspecto importante a considerar en la organización de una agenda es la duración de las citas. Es fundamental identificar los diferentes tipos de consultas que ofrece la clínica médica. Por ejemplo, puede haber una consulta de rutina, una consulta especializada o una consulta de seguimiento. Para cada tipo de consulta, es importante establecer la duración promedio necesaria. Por ejemplo, una consulta de rutina puede requerir 30 minutos, mientras que una consulta especializada puede requerir una hora.

Algunos pacientes hacen citas con meses de anticipación, por lo que es absolutamente esencial enviarles un recordatorio por correo electrónico o SMS para asegurarse de que no olviden sus citas. Afortunadamente, esta tarea se realiza automáticamente mediante un sistema de gestión de citas como Softvision Agenda.

Por último, el médico (o la secretaria) debe estar siempre disponible para responder a las solicitudes de modificación o cancelación de citas por parte de los pacientes, para garantizar una gestión de citas flexible y satisfactoria para todos.

Reservar citas de forma autónoma por parte de los pacientes

Utilizando la aplicación Softvision Agenda, las citas se pueden agregar al calendario de reservas por parte de cualquier miembro del personal a través del panel de control de la aplicación. Este enfoque se utiliza comúnmente cuando los pacientes llaman a la clínica para programar citas y requieren la asistencia de una secretaria.

Con un moderno software de planificación de citas, además del método anterior, se puede permitir a los pacientes de la clínica reservar sus propias citas de forma totalmente autónoma. Solo tendrán que acceder a un sitio web específico (portal de reservas), indicar el tipo de consulta que desean reservar, el día y la hora deseada para la cita. El sistema automáticamente solo ofrecerá fechas y horarios disponibles.
Es evidente cómo esta posibilidad aligera considerablemente el trabajo en una clínica, automatizando por completo el proceso de reserva y permitiendo, en algunos casos, prescindir de una secretaria.

Uso y configuración de Softvision Agenda en una clínica médica

Después de ver los desafíos involucrados en la gestión de citas en una clínica médica, veamos cómo configurar el sistema "Softvision Agenda" para su uso en una clínica.

Definición del horario de la clínica

En el menú "Empresa" del panel de control del software, al que se puede acceder en https://agapp.softvision.it, se encuentran casi todas las funciones de configuración del sistema.
La primera operación que se debe realizar es definir el horario de trabajo. De esta manera, el sistema permitirá reservas solo durante las horas en que la clínica está abierta al público.
Al hacer clic en "Horarios de la empresa", se pueden indicar los horarios de la mañana y de la tarde para cada día de la semana. En el siguiente ejemplo, la clínica médica está configurada para aceptar citas los lunes, miércoles y jueves por la mañana (de 9 a 13) y los martes y viernes por la tarde (de 14 a 18).

Servicios y recursos de la clínica médica

La fase más importante en la configuración del sistema de gestión de citas es sin duda definir las características de las consultas realizadas en la clínica. Desde la opción "Servicios" en el menú "Empresa", podemos agregar o modificar los servicios (consultas). Supongamos que creamos dos tipos de servicios: "Primera consulta" y "Consulta de seguimiento". La primera tiene una duración de una hora y la segunda de 30 minutos.
Para cada consulta agregada, es necesario indicar los posibles "recursos" utilizados en la cita y, eventualmente, los miembros del personal involucrados.
Dado que se trata de una clínica con un solo médico que utiliza una sola sala, indicaremos el recurso "Sala de consultas" y mencionaremos al miembro del personal "Dr. Rossi" que realizará los dos tipos de consultas.
Los recursos y los miembros del personal deben haber sido cargados previamente utilizando las opciones correspondientes del menú "Empresa".
La correcta indicación de la duración de las consultas y los recursos utilizados en la cita permitirá que el sistema evite la superposición de citas. Por ejemplo, si se programa una cita de "Primera consulta" (con una duración de 60 minutos) a las 9:00 a.m., el sistema no permitirá programar otras citas que utilicen el mismo recurso o el mismo miembro del personal antes de las 10:00 a.m.