Software de agenda de citas para peluquerías

Gestión de la agenda de citas en una peluquería

Una peluquería moderna ofrece una variedad de servicios para el cuidado y estilismo del cabello, como cortes de pelo, peinados especiales, peinados, extensiones y tintes, por mencionar algunos.

Algunas peluquerías solo pueden atender a un cliente a la vez. Para este tipo de actividad, la gestión de las citas no presenta grandes dificultades, pero es esencial planificar cuidadosamente el horario y la duración de las citas según el tipo de servicio ofrecido para evitar superposiciones y molestias para los clientes.

Sin embargo, cada vez más salones tienen múltiples estaciones de trabajo con diferentes estilistas y pueden atender a varios clientes simultáneamente.
La planificación de la agenda de citas en estos casos puede resultar especialmente compleja y requiere un software de planificación de citas adecuado, como Softvision Agenda.

Independientemente del tamaño del salón, es fundamental evitar huecos en la agenda debido a clientes que olvidan la hora de sus citas. Afortunadamente, con el software de gestión de citas, es posible enviar automáticamente recordatorios por SMS a los clientes unas horas antes de su cita.

Reserva autónoma de citas por parte de los clientes

Al utilizar un sistema de gestión de agenda electrónica para peluquerías como Softvision Agenda, las citas se pueden agregar a la agenda de la peluquería utilizando el panel de control del software. Este enfoque se utiliza comúnmente cuando los clientes llaman al salón para hacer una cita y, especialmente en salones pequeños, requiere que el peluquero interrumpa su trabajo para atender el teléfono y gestionar la solicitud de cita.

Con un software de planificación de citas, también es posible ofrecer a los clientes la oportunidad de reservar sus citas de forma completamente autónoma. Solo necesitarán acceder a un sitio web dedicado (portal de reservas), indicar el tipo de servicio requerido (corte de pelo, tinte, etc.), el día y la hora deseada para la cita. El sistema automáticamente ofrecerá fechas y horarios disponibles.

Uso y configuración de Softvision Agenda en una peluquería

Después de comprender los beneficios de gestionar las citas con un software de planificación, veamos cómo configurar el sistema "Softvision Agenda" para su uso en una peluquería.

Definición de horarios de peluquería

En el menú "Empresa" del panel de control del software, accesible en la dirección https://agapp.softvision.it, se encuentran todas las funciones de configuración del software.
La primera operación a realizar es definir los horarios de apertura del salón al público. De esta manera, el sistema permitirá reservas únicamente en esos horarios.
Utilizando la opción "Horarios de la empresa", se pueden indicar los horarios de la mañana y de la tarde para cada día de la semana. En el siguiente ejemplo, la peluquería se ha configurado para aceptar citas desde el martes hasta el sábado, de 9:00 a 13:00 y de 15:00 a 20:00.

Servicios ofrecidos por la peluquería

El paso más relevante en la configuración del sistema de programación de citas es definir los diversos tipos de servicios ofrecidos a los clientes.
A través de la opción "Servicios" en el menú "Empresa", se pueden agregar o modificar los servicios.

Primero se deben crear los diferentes servicios con sus respectivas duraciones, por ejemplo: Corte de pelo, Tinte, Peinado, etc.
Es fundamental configurar correctamente los miembros del equipo y los recursos asociados a cada uno de ellos para cada servicio creado.
La elección debe basarse en el tamaño del salón. Se distinguen al menos dos casos:

• Peluquero individual capaz de atender a un solo cliente a la vez.
  Esta es la situación más sencilla, donde se debe crear un solo recurso (por ejemplo, "Estación") con una multiplicidad de "1" que se asignará a cada servicio.
  
• Peluquería con múltiples estaciones de trabajo, cada una con su propio empleado.
  En este caso, la peluquería puede atender a tantos clientes como estaciones de trabajo haya, cada una de las cuales es atendida por un miembro del equipo.
  Se debe crear un recurso para cada estación ("estación de Marco", "estación de Franco", etc.).
  Luego, cada servicio debe asignarse a todos los recursos anteriores y se debe habilitar la opción "selección manual de recurso". De esta manera, durante la reserva en línea, los clientes podrán indicar el empleado de su elección.

También existen casos más complejos donde un solo empleado puede trabajar en varias estaciones simultáneamente (por ejemplo, Corte y Tinte). Estas situaciones deben gestionarse configurando al miembro del equipo con una "capacidad" mayor a 1 y asignándolo a todos los servicios.