Software de gestión de citas para Centros Estéticos

Gestión de citas en un Centro Estético

Un Centro Estético ofrece una amplia gama de servicios a sus clientes. Estos servicios pueden variar según el tipo de centro y su especialización. Sin embargo, a continuación se enumeran algunos de los servicios más comunes ofrecidos por un centro estético:

• Tratamientos faciales: incluyendo limpieza facial, hidratación, exfoliación, lifting, peelings químicos, microdermoabrasión y masajes faciales.
• Tratamientos corporales: incluyendo masajes, tratamientos anticelulíticos, reafirmantes, adelgazantes, depilación, terapia de barro y tratamientos de belleza para manos y pies.
• Tratamientos capilares: incluyendo cortes de pelo, peinados, coloración, tratamientos capilares, champús y acondicionadores específicos para cada tipo de cabello.
• Depilación: incluyendo depilación con cera, depilación con hilo, depilación láser, depilación eléctrica y depilación láser.
• Tratamientos de uñas: incluyendo manicura, pedicura, uñas de gel, esmalte de uñas semipermanente y nail art.
• Tratamientos estéticos avanzados: incluyendo microinyecciones, rellenos, botox, terapia láser y crioterapia.

Estos servicios tienen una duración muy diferente entre sí y requieren personal, salas y equipos diferentes.
Para optimizar al máximo los horarios de las citas, evitando superposiciones y el uso simultáneo de equipos para diferentes tratamientos, es indispensable utilizar un software de gestión de citas como Softvision Agenda. De esta manera, podrás ocupar de manera óptima todos los horarios de las citas sin causar molestias a tus clientes.

A menudo, los clientes programan citas con meses de anticipación. Para asegurarse de que no olviden sus citas, es absolutamente necesario enviarles un recordatorio por correo electrónico o SMS. Esta tarea tediosa es realizada de manera completamente automática por un sistema de gestión de citas como Softvision Agenda.

Reserva autónoma de citas por parte de los clientes del centro

Utilizando el software de planificación Softvision Agenda, las citas pueden ser agregadas al calendario por cualquier miembro del personal a través del panel de control del software. Este enfoque se utiliza generalmente cuando los clientes contactan al centro por teléfono para hacer citas y, en el caso de centros de tamaño mediano a grande, incluso puede requerir el empleo de una secretaria dedicada a esta tarea.

Además del método mencionado anteriormente, un software de gestión de citas permite ofrecer a tus clientes la posibilidad de programar sus propias citas de manera autónoma. Solo necesitarán acceder a un sitio web especial (portal de reservas en línea), seleccionar el tipo de tratamiento a reservar, el día y la hora deseada. El sistema propondrá automáticamente solo las fechas y horarios disponibles.
Es evidente que esta opción aligera mucho el trabajo en un centro estético, automatizando por completo el proceso de reserva y prescindiendo de un miembro del personal dedicado a las reservas.

Configuración de Softvision Agenda para su uso en un centro estético

Después de haber visto los problemas relacionados con la gestión de citas en un centro estético, veamos cómo configurar el sistema "Softvision Agenda" para su uso en un centro estético.

Definición de los horarios de apertura del Centro

En el menú "Empresa" del panel de control del software, al que se puede acceder en la dirección https://agapp.softvision.it, se encuentran todas las funciones de configuración del sistema.
La configuración que se debe realizar es sin duda la definición de los horarios de trabajo. De esta manera, el sistema solo permitirá reservas en los horarios en que el centro estético esté abierto.
Al hacer clic en "Horarios de la Empresa", se pueden indicar los horarios de la mañana y de la tarde para cada día de la semana. En el siguiente ejemplo, el centro estético está configurado para aceptar reservas todos los días de 9:00 a 19:00, excepto los domingos.

Recursos y Servicios ofrecidos por el Centro Estético

El siguiente paso en la configuración del sistema de reservas es definir las características de los tratamientos ofrecidos por el centro estético. Desde la opción "Servicios" del menú "Empresa", se pueden agregar o modificar los servicios (tratamientos).

Deberán crearse diferentes servicios con sus respectivas duraciones, por ejemplo: Manicura, Limpieza facial, Depilación, etc...
Es fundamental configurar correctamente los miembros del personal y los recursos necesarios para llevar a cabo los tratamientos.
La elección dependerá del tamaño del centro estético. Distinguimos dos casos:

• Centro estético capaz de atender a un solo cliente a la vez.
  Esta es la situación más sencilla, donde se crea un solo recurso (por ejemplo, "Puesto") con una multiplicidad de "1" asignada a cada servicio.
  
• Centro estético con varios puestos de trabajo, cada uno con su propio empleado.
  En este caso, el centro puede atender a tantos clientes como puestos de trabajo haya (por ejemplo, habitaciones), y cada miembro del equipo trabaja en un puesto específico.
  Será necesario crear un recurso para cada puesto de trabajo ("Puesto de Marco", "Puesto de Giulia", etc.).
  Luego, cada servicio debe asignarse a todos los recursos anteriores y se debe habilitar la opción "selección manual del recurso". De esta manera, durante la reserva en línea, los clientes podrán indicar su empleado preferido.

También existen casos en los que un solo miembro del personal puede trabajar en varios puestos al mismo tiempo. En tal situación, se debe configurar al miembro del personal con una "capacidad" mayor a 1 y asignarlo a todos los servicios.