Sistema de programación de citas para un Policonsultorio

Cómo gestionar las citas en un policonsultorio

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En un policonsultorio se ofrecen servicios de atención médica ambulatoria, es decir, servicios médicos que no requieren hospitalización del paciente.

Un policonsultorio generalmente se especializa en diversas áreas médicas, como cardiología, ginecología, dermatología, odontología, ortopedia, entre otras.

Existen muchas ventajas asociadas a un policonsultorio: mayor accesibilidad a los servicios médicos, múltiples opciones de especialización en una sola instalación, reducción de costos de atención médica, disminución de los tiempos de espera para las consultas.

Por lo general, un policonsultorio concentra en una sola instalación un alto número de médicos encargados de las consultas, lo que implica un elevado número de citas para gestionar diariamente.

Por esta razón, el uso de un sistema de gestión de citas como Softvision Agenda es absolutamente indispensable.

Reserva de citas en línea en policonsultorios

En un policonsultorio, es necesario gestionar las citas de varios médicos que utilizan un conjunto de recursos de la instalación médica, como salas, equipos de diagnóstico, etc.

Las citas a menudo se hacen por teléfono, contactando la secretaría del policonsultorio que, utilizando el panel de control de la aplicación Softvision Agenda, ingresa las citas para los diferentes médicos en sus respectivos calendarios de citas.

Una forma mucho más eficiente de recopilar las reservas, que también se puede utilizar junto con el método anterior, es permitir a los pacientes del policonsultorio reservar sus propias citas de forma totalmente autónoma. Los pacientes simplemente deben acceder a un sitio web especial (portal de reservas), indicar el tipo de consulta que desean reservar, el médico seleccionado, el día y la hora en que desean la cita. El sitio web ofrecerá automáticamente solo las fechas y horas disponibles para la elección realizada.

Es evidente cómo este enfoque para el proceso de reserva aligera considerablemente la carga de trabajo para la secretaría del policonsultorio, al tiempo que brinda a los pacientes un servicio de reserva más rápido y eficiente.

Uso de Softvision Agenda en un Policonsultorio médico

Después de ver los desafíos a los que se enfrenta la gestión de citas en una consulta médica, veamos cómo configurar el sistema "Softvision Agenda" para su uso en un policonsultorio.

Definición de los horarios del centro médico

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El primer paso al configurar un software de gestión de citas es indicar los horarios y días en los que el centro médico puede ofrecer sus servicios.

Desde el panel de control de la aplicación, que se encuentra en la dirección https://agapp.softvision.it, en el menú "Empresa", se encuentran las principales funciones de configuración del sistema.

Al hacer clic en "Horarios de la empresa", podremos indicar los horarios de la mañana y de la tarde para cada día de la semana. Por lo general, un policonsultorio está abierto todos los días de la semana, excepto los domingos, desde la mañana hasta la noche, como se muestra en el ejemplo adjunto.

Es importante tener en cuenta que los horarios indicados en el ejemplo se refieren al centro médico en su conjunto, pero es muy probable que los médicos que realizan las consultas tengan horarios diferentes (más restringidos) que los del policonsultorio. Por esta razón, además de la configuración anterior, será necesario indicar también los horarios de disponibilidad de cada médico del policonsultorio. Esta operación se realiza a través de las fichas de cada médico individual ("Miembro del personal").

Inserción de médicos en el policonsultorio

"Softvision Agenda" es un software de planificación de citas con múltiples calendarios. Esto significa que cada médico que ofrece sus servicios en el centro médico puede tener su propio calendario en el que solo aparecen las citas que le conciernen.

Para configurar el sistema en un entorno de este tipo, es necesario ingresar los datos de todos los médicos (nombre, apellido, correo electrónico, contraseña) a través de la función "Miembros del personal" del menú "Empresa". De esta manera, cada médico del policonsultorio tendrá su propia cuenta de acceso al panel de control y podrá ver las citas de su calendario, así como agregar nuevas citas o realizar cambios y cancelaciones.
Es importante que los miembros del personal (médicos) ingresados sean del tipo "Operador". De esta manera, los médicos solo tendrán acceso a sus propias citas sin poder ver ni modificar las citas de otros médicos (esto solo está permitido para el secretario o administrador del sistema).

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Definición de los servicios ofrecidos en el centro médico

Dentro de un policonsultorio, se pueden brindar numerosos servicios o consultas médicas.
Para poder organizar correctamente la agenda del centro, es de vital importancia definir con precisión qué consultas se ofrecen, quiénes las brindan y qué recursos se utilizan.

Después de indicar los médicos que trabajan en el policonsultorio, el siguiente paso es definir todos los recursos presentes en el centro que son necesarios para realizar las consultas. Entre los recursos se incluyen, por ejemplo, las diversas salas donde se realizan las consultas, cualquier equipo médico que se pueda usar en diferentes salas, etc.

La última etapa es la carga de todos los tipos de consultas ("Servicios") que ofrece el centro.
Para cada uno de ellos, se debe indicar el nombre, la duración, los recursos utilizados (por ejemplo, la sala en la que se realiza la consulta) y el médico (miembro del personal) que realiza la consulta.
A menudo, ocurre que varios médicos pueden realizar el mismo tipo de consulta. Por ejemplo, el servicio de "Consulta de Cardiología" puede ser atendido por tres cardiólogos diferentes en el caso de que el centro disponga de ellos. En este caso, en el servicio correspondiente se deben indicar los tres cardiólogos y se debe habilitar la opción "Requerir selección del miembro del personal". De esta manera, cuando el paciente realice la reserva en línea, además del tipo de consulta, podrá elegir al médico con el que desea tener la consulta.
Lo mismo ocurre si la reserva se realiza manualmente por un operador.