Sistema de Gerenciamento de Agendamento Online para Consultórios Médicos

Gerenciamento de agendamento em consultórios médicos

Em uma clínica médica, o gerenciamento de agendamentos é uma tarefa de vital importância. Em consultórios médicos individuais, os agendamentos geralmente são feitos por telefone por uma secretária ou, em alguns casos, pelo próprio médico.
Em ambos os casos, é importante manter um calendário bem organizado e preciso na clínica médica para evitar sobreposições ou agendamentos incorretos que possam causar desconforto aos pacientes.

Um aspecto a ser considerado na organização da agenda é a duração das consultas. É fundamental identificar os diferentes tipos de consultas oferecidos pela clínica médica. Por exemplo, pode haver uma consulta de rotina, uma consulta especializada ou um acompanhamento médico. Para cada tipo de consulta, é importante estabelecer a duração média necessária. Por exemplo, uma consulta de rotina pode levar 30 minutos, enquanto uma consulta especializada pode levar uma hora.

Alguns pacientes agendam consultas com meses de antecedência. Portanto, para garantir que os pacientes não se esqueçam de suas consultas, é absolutamente essencial enviar lembretes por e-mail ou SMS. Felizmente, essa tarefa pode ser automatizada por um sistema de gerenciamento de agendamento como o Softvision Agenda.

Por fim, o médico (ou a secretária) deve estar sempre disponível para responder a solicitações de alteração ou cancelamento de consultas pelos pacientes, a fim de garantir um agendamento flexível e satisfatório para todos.

Agendamento autônomo pelos pacientes

Ao utilizar o aplicativo Softvision Agenda, os agendamentos podem ser inseridos no calendário por qualquer membro da equipe por meio do painel de controle do aplicativo. Esse tipo de abordagem é geralmente utilizado quando os pacientes ligam para o consultório para agendar consultas e requer o envolvimento de uma secretária.

Com um moderno software de agendamento, é possível oferecer aos pacientes do consultório a possibilidade de agendar suas próprias consultas de forma totalmente autônoma, além do método anterior. Tudo o que eles precisam fazer é acessar um site específico (portal de agendamento), selecionar o tipo de consulta, o dia e a hora desejados para a consulta. O sistema automaticamente mostrará apenas as datas e horários disponíveis.
É evidente como essa opção alivia significativamente o trabalho em uma clínica, automatizando completamente o processo de agendamento e, em alguns casos, até dispensando a necessidade de uma secretária.

Uso e configuração do Softvision Agenda em uma clínica médica

Depois de entender os desafios enfrentados no gerenciamento de agendamentos em uma clínica médica, vamos ver como configurar o sistema "Softvision Agenda" para uso em uma clínica.

Definição do horário de funcionamento da clínica

No menu "Empresa" do painel de controle do software, acessível pelo endereço https://agapp.softvision.it, estão presentes quase todas as funções de configuração do sistema.
A primeira operação a ser realizada é a definição do horário de funcionamento. Dessa forma, o sistema permitirá agendamentos apenas nos horários em que a clínica estiver aberta ao público.
Ao clicar em "Horários da Empresa", é possível indicar os horários da manhã e da tarde para cada dia da semana. No exemplo a seguir, a clínica médica foi configurada para aceitar agendamentos nas segundas, quartas e quintas de manhã (9h às 13h) e nas terças e sextas à tarde (14h às 18h).

Serviços e recursos do consultório médico

A fase mais importante na configuração do sistema de gerenciamento de consultas é, sem dúvida, definir as características das consultas realizadas no consultório. A partir da opção "Serviços" no menu "Empresa", podemos adicionar ou modificar os serviços (consultas). Vamos supor que criamos dois tipos de serviços: "Primeira consulta" e "Consulta de acompanhamento". A primeira tem duração de uma hora e a segunda, de 30 minutos.
Para cada consulta adicionada, é necessário indicar os possíveis "recursos" utilizados no agendamento e, eventualmente, os membros da equipe envolvidos.
Como se trata de um consultório com apenas um médico que utiliza uma única sala, indicaremos o recurso "Sala de consultas" e mencionaremos o membro da equipe "Dr. Rossi" que realizará os dois tipos de consultas.
Os recursos e os membros da equipe devem ter sido previamente carregados utilizando as opções correspondentes no menu "Empresa".
A indicação correta da duração das consultas e dos recursos utilizados no agendamento permitirá que o sistema evite sobreposições de consultas. Por exemplo, se for agendada uma consulta de "Primeira consulta" (com duração de 60 minutos) às 9h, o sistema não permitirá agendar outras consultas que utilizem o mesmo recurso ou o mesmo membro da equipe antes das 10h.