Sistema de Agendamento de Consultas para um Policlínico

Como gerenciar as consultas em um policlínico

Em um policlínico, são oferecidos serviços de assistência ambulatorial, ou seja, serviços médicos que não exigem a hospitalização do paciente.

Um policlínico geralmente é especializado em várias áreas médicas, como cardiologia, ginecologia, dermatologia, odontologia, ortopedia, entre outras.

Há muitas vantagens associadas a um policlínico: maior acessibilidade aos serviços médicos, múltiplas opções de especialização em uma única estrutura, redução dos custos de saúde, diminuição do tempo de espera por consultas.

Geralmente, um policlínico concentra um grande número de médicos em uma única estrutura, com um número considerável de consultas para gerenciar diariamente.

Por essa razão, o uso de um sistema de agendamento como o Softvision Agenda é absolutamente indispensável.

Agendamento online de consultas em policlínicos

Em um policlínico, é necessário gerenciar as consultas de vários médicos que utilizam um certo número de recursos do centro médico, como salas, equipamentos de diagnóstico, etc.

Muitas vezes, as consultas são marcadas pelos pacientes por telefone, entrando em contato com a secretaria do policlínico que, utilizando o painel de controle do aplicativo Softvision Agenda, insere os agendamentos para os diferentes médicos em seus respectivos calendários de agendamento.

Uma maneira muito mais eficiente de coletar agendamentos, que também pode ser usada em conjunto com o método anterior, é permitir que os pacientes do policlínico agendem suas consultas de forma totalmente autônoma. Os pacientes simplesmente precisam acessar um site específico (portal de agendamento), indicar o tipo de consulta a ser agendada, o médico escolhido, o dia e a hora desejados. O site irá automaticamente propor apenas as datas e horários disponíveis para a escolha feita.

É evidente como esse tipo de abordagem para o processo de agendamento alivia significativamente a carga de trabalho da secretaria do policlínico, fornecendo ao mesmo tempo um serviço de agendamento mais rápido e eficiente aos pacientes.

Uso do Softvision Agenda em um Policlínico

Após entender quais são os desafios enfrentados no gerenciamento de consultas em uma clínica médica, vamos ver como configurar o sistema "Softvision Agenda" para uso em um policlínico.

Definindo os horários do centro médico

A primeira operação a ser realizada ao configurar um software de agendamento é indicar em quais horários e dias o centro médico pode oferecer seus serviços.

No painel de controle do aplicativo, acessível em https://agapp.softvision.it, no menu "Empresa", estão disponíveis as principais funções de configuração do sistema.

Ao clicar em "Horários da Empresa", podemos indicar os horários da manhã e da tarde para cada dia da semana. Geralmente, um policlínico está aberto todos os dias da semana, exceto aos domingos, das manhãs até as noites, conforme exemplificado ao lado.

É claro que os horários mencionados no exemplo se referem ao centro médico como um todo, mas é muito provável que os vários médicos que realizam as consultas tenham horários diferentes (mais restritos) em relação aos do policlínico. Por esse motivo, além da configuração anterior, será necessário indicar também os horários de disponibilidade de cada médico do policlínico. Essa operação deve ser realizada através das fichas de cada médico (Membro da equipe).

Inserção dos Médicos no Poliambulatório

O Softvision Agenda é um software de agendamento multicalendário de compromissos. Isso significa que cada médico que oferece seus serviços no centro médico pode ter seu próprio calendário no qual apenas os compromissos relacionados a ele são exibidos.

Para configurar o sistema nesse contexto, é necessário inserir, por meio da função "Membros da Equipe" no menu "Empresa", os dados de todos os médicos (nome, sobrenome, e-mail, senha). Dessa forma, cada médico do poliambulatório terá sua própria conta de acesso ao painel de controle e poderá visualizar os compromissos de seu próprio calendário e, se necessário, adicionar, mover ou cancelar compromissos.
É importante que os membros da equipe (médicos) inseridos sejam do tipo "Operador". Dessa forma, os médicos terão acesso apenas aos seus próprios compromissos, sem a possibilidade de visualizar ou modificar os compromissos de outros médicos (essa permissão é concedida apenas ao secretário ou administrador do sistema).

Definição dos serviços oferecidos no centro médico

Em um poliambulatório, muitos serviços ou consultas podem ser oferecidos.
Para organizar corretamente a agenda do centro, é de vital importância definir com precisão quais são as consultas oferecidas, por quem são oferecidas e quais recursos são necessários.

Após indicar os médicos que trabalham no poliambulatório, o próximo passo é definir todos os recursos presentes no centro necessários para a realização dos serviços. Entre os recursos, estão, por exemplo, as diferentes salas onde as consultas são realizadas, equipamentos que podem ser utilizados em diferentes salas, etc.

A última etapa é o carregamento de todos os tipos de consultas (Serviços) que o centro oferece.
Para cada um deles, é necessário indicar o nome, a duração, os recursos utilizados (por exemplo, a sala onde a consulta é realizada) e o médico (membro da equipe) responsável pela consulta.
Muitas vezes, um mesmo tipo de consulta pode ser realizada por vários médicos. Por exemplo, o serviço "Consulta de Cardiologia" pode ser oferecido por três cardiologistas diferentes no centro. Nesse caso, todos os três cardiologistas devem ser indicados no serviço correspondente, e a opção "Solicitar seleção do membro da equipe" deve ser ativada no serviço. Dessa forma, quando o paciente fizer a reserva online, além do tipo de consulta, ele poderá escolher também o médico com o qual deseja realizar a consulta.
O mesmo se aplica caso a reserva seja inserida manualmente por um operador.