Système de gestion des rendez-vous en ligne pour cabinets médicaux

La gestion des rendez-vous dans un cabinet médical

Dans un cabinet médical, la gestion des réservations est une tâche d'une importance vitale. Dans les cabinets médicaux individuels, les rendez-vous sont souvent pris par téléphone par une secrétaire ou, dans certains cas, par le médecin lui-même.
Dans les deux cas, il est important de maintenir un calendrier bien organisé et précis dans le cabinet médical afin d'éviter les chevauchements ou les réservations erronées, ce qui pourrait causer des désagréments aux patients.

Un aspect important à prendre en compte lors de l'organisation d'un agenda est la durée des rendez-vous. Il est essentiel d'identifier les différents types de visites proposés par le cabinet médical. Par exemple, il peut y avoir une visite de routine, une consultation spécialisée ou un suivi. Pour chaque type de visite, il est important de déterminer la durée moyenne nécessaire. Par exemple, une visite de routine peut durer 30 minutes, tandis qu'une consultation spécialisée peut durer une heure.

Certains patients prennent des rendez-vous plusieurs mois à l'avance. Par conséquent, pour s'assurer que les patients n'oublient pas leurs rendez-vous, il est absolument indispensable de leur envoyer un rappel par e-mail ou SMS. Heureusement, cette tâche fastidieuse est automatiquement effectuée par un système de gestion des rendez-vous tel que Softvision Agenda.

Enfin, le médecin (ou la secrétaire) doit toujours être disponible pour répondre aux éventuelles demandes de modification ou d'annulation de rendez-vous de la part des patients, afin d'assurer une gestion des rendez-vous flexible et satisfaisante pour tous.

Prise de rendez-vous autonome par les patients

En utilisant l'application Softvision Agenda, les rendez-vous peuvent être ajoutés au calendrier des réservations par n'importe quel membre du personnel via le tableau de bord de l'application. Cette approche est généralement utilisée lorsque les patients appellent la clinique pour prendre des rendez-vous et nécessite l'intervention d'une secrétaire.

Avec un logiciel moderne de planification des rendez-vous, il est possible, en plus de la méthode précédente, de permettre aux patients de la clinique de prendre rendez-vous de manière autonome. Ils n'auront qu'à se connecter à un site web dédié (portail de réservation), indiquer le type de visite à réserver, le jour et l'heure souhaités pour le rendez-vous. Le système ne proposera automatiquement que les dates et les horaires disponibles.
Il est évident que cette possibilité allège considérablement le travail dans une clinique, en automatisant entièrement le processus de réservation et en permettant même, dans certains cas, de se passer d'une secrétaire.

Utilisation et configuration de Softvision Agenda dans un cabinet médical

Après avoir vu les problématiques rencontrées dans la gestion des rendez-vous d'un cabinet médical, voyons comment configurer le système "Softvision Agenda" pour une utilisation dans une clinique.

Définition des horaires de la clinique

Dans le menu "Entreprise" du tableau de bord du logiciel, accessible à l'adresse https://agapp.softvision.it , presque toutes les fonctions de configuration du système sont disponibles.
La première opération à effectuer est la définition des horaires de travail. Ainsi, le système n'acceptera des réservations que pendant les heures d'ouverture de la clinique.
En cliquant sur "Horaires de l'entreprise", nous pouvons indiquer les horaires du matin et de l'après-midi pour chaque jour de la semaine. Dans l'exemple suivant, la clinique a été configurée pour accepter des rendez-vous le lundi, mercredi et jeudi le matin (9h-13h) et le mardi et le vendredi l'après-midi (14h-18h).

Services et ressources du cabinet médical

La phase la plus importante dans la configuration du système de gestion des rendez-vous consiste sans aucun doute à définir les caractéristiques des consultations effectuées dans le cabinet. À partir de l'onglet "Services" du menu "Entreprise", nous pouvons ajouter ou modifier les services (consultations). Supposons que nous créions deux types de services : "Première consultation" et "Consultation de suivi". La première dure une heure et la seconde dure 30 minutes.
Pour chaque consultation ajoutée, il est nécessaire d'indiquer les éventuelles "ressources" utilisées lors du rendez-vous et éventuellement les membres du personnel impliqués.
Étant donné qu'il s'agit d'un cabinet médical avec un seul médecin qui utilise une seule salle, nous indiquerons la ressource "Salle de consultation" et nous indiquerons le membre du personnel "Dr. Rossi" qui effectuera les deux types de consultations.
Les ressources et les membres du personnel doivent avoir été préalablement chargés à l'aide des options correspondantes du menu "Entreprise".
La bonne indication de la durée des consultations et des ressources utilisées lors du rendez-vous permettra au système d'empêcher les chevauchements de rendez-vous. Par exemple, si un rendez-vous "Première consultation" (d'une durée de 60 minutes) est fixé à 9 heures, le système n'autorisera pas la planification d'autres rendez-vous utilisant la même ressource ou le même membre du personnel avant 10 heures.