Logiciel de prise de rendez-vous pour salons de coiffure

Gestion de l'agenda des rendez-vous dans un salon de coiffure

Un salon de coiffure moderne propose une multitude de services pour les soins et la mise en beauté des cheveux, notamment les coupes de cheveux, les coiffures spéciales, les brushings, les extensions et les colorations, pour n'en citer que quelques-uns.

Certains salons de coiffure ne peuvent accueillir qu'un client à la fois. Pour ce type d'activité, la gestion des rendez-vous n'est pas trop difficile, mais une planification minutieuse de l'horaire et de la durée des rendez-vous en fonction du type de service proposé est essentielle pour éviter les conflits de planning et les désagréments pour les clients.

En revanche, de nombreux salons disposent de plusieurs postes de travail avec différents coiffeurs et peuvent traiter plusieurs clients simultanément.
La planification de l'agenda des rendez-vous dans de tels cas peut être particulièrement complexe et nécessite un logiciel de planification des rendez-vous adapté tel que Softvision Agenda.

Quelle que soit la taille du salon, il est essentiel d'éviter les créneaux horaires non occupés en raison de clients qui oublient l'heure de leur rendez-vous. Heureusement, avec un logiciel de gestion des rendez-vous, il est possible d'envoyer automatiquement des rappels par SMS aux clients quelques heures avant leurs rendez-vous.

Prise de rendez-vous autonome par les clients

En utilisant un système de gestion de l'agenda électronique pour les salons de coiffure comme Softvision Agenda, les rendez-vous peuvent être ajoutés à l'agenda du salon à l'aide du panneau de contrôle du logiciel. Cette approche est généralement utilisée lorsque les clients appellent le salon pour prendre rendez-vous et, en particulier dans les petits salons, elle nécessite l'interruption du travail du coiffeur pour répondre au téléphone et gérer la demande de rendez-vous.

Avec un logiciel de planification des rendez-vous, il est également possible d'offrir à vos clients la possibilité de prendre rendez-vous en toute autonomie. Ils devront simplement se rendre sur un site web dédié (portail de réservation), indiquer le type de service souhaité (coupe, coloration, etc.), le jour et l'heure souhaités pour le rendez-vous. Le système proposera automatiquement les dates et horaires disponibles.

Utilisation et configuration de Softvision Agenda dans un salon de coiffure

Après avoir compris les avantages de la gestion des rendez-vous avec un logiciel de planification, voyons comment configurer le système "Softvision Agenda" pour une utilisation dans un salon de coiffure.

Définition des horaires du coiffeur

Dans le menu "Entreprise" du panneau de contrôle du logiciel, accessible à l'adresse https://agapp.softvision.it, se trouvent toutes les fonctions de configuration du logiciel.
La première opération à effectuer est la définition des horaires d'ouverture du salon au public. Ainsi, le système ne permettra les réservations qu'à ces horaires.
En utilisant l'option "Horaires de l'entreprise", il est possible d'indiquer les horaires du matin et de l'après-midi pour chaque jour de la semaine. Dans l'exemple suivant, le coiffeur a été configuré pour accepter les rendez-vous du mardi au samedi, de 9h à 13h et de 15h à 20h.

Services proposés par le coiffeur

La démarche la plus importante dans la configuration du système de planification des rendez-vous est de définir les différents types de services proposés aux clients.
À travers l'option "Services" dans le menu "Entreprise", il est possible d'ajouter ou de modifier les services.

Il faut d'abord créer les différents services avec leurs durées respectives, par exemple : Coupe de cheveux, Coloration, Coiffure, etc.
Il est essentiel de configurer correctement les membres de l'équipe et les ressources associées à chacun d'eux pour chaque service créé.
Le choix doit être fait en fonction de la taille du salon. On distingue au moins deux cas :

• Coiffeur individuel capable de gérer un seul client à la fois.
  C'est la situation la plus simple, où il faut créer une seule ressource (par exemple, "Poste") avec une multiplicité de "1" qui sera attribuée à chaque service.
  
• Coiffeur avec plusieurs postes de travail, chacun avec son propre employé.
  Dans ce cas, le salon est capable d'accueillir autant de clients qu'il y a de postes de travail, chacun étant occupé par un membre de l'équipe.
  Il faut créer une ressource pour chaque poste ("poste de Marco", "poste de Franco", etc.).
  Chaque service doit ensuite être attribué à toutes les ressources précédentes, puis l'option "sélection manuelle de la ressource" doit être activée. Ainsi, lors de la réservation en ligne, les clients pourront indiquer le coiffeur de leur choix.

Il existe également des cas plus complexes où un seul employé peut travailler sur plusieurs postes simultanément (par exemple, Coupe et Coloration). Ces situations doivent être gérées en configurant le membre de l'équipe avec une "capacité" supérieure à 1 et en l'attribuant à tous les services.