Logiciel de gestion des rendez-vous pour les centres esthétiques

Gestion des rendez-vous au sein d'un centre esthétique

Un centre esthétique propose une multitude de services à ses clients. Ces services peuvent varier en fonction du type de centre et de sa spécialisation. Cependant, voici quelques-uns des services les plus courants proposés par un centre esthétique :

• Soins du visage : comprenant le nettoyage du visage, l'hydratation, l'exfoliation, le lifting, les peelings chimiques, la microdermabrasion et les massages du visage.
• Soins du corps : comprenant les massages, les traitements anticellulite, les raffermissants, les amincissants, l'épilation, la thérapie de boue et les soins de beauté pour les mains et les pieds.
• Soins capillaires : comprenant les coupes de cheveux, les coiffures, la coloration, les soins capillaires, les shampooings et les après-shampooings spécifiques à chaque type de cheveux.
• Épilation : comprenant l'épilation à la cire, l'épilation au fil, l'épilation laser, l'épilation électrique et l'épilation au laser.
• Soins des ongles : comprenant la manucure, la pédicure, les ongles en gel, le vernis à ongles semi-permanent et l'art des ongles.
• Soins esthétiques avancés : comprenant les micro-injections, les injections de comblement, le botox, la thérapie laser et la cryothérapie.

La durée de ces prestations peut varier considérablement, et elles nécessitent différents membres du personnel, des salles et des équipements.
Pour optimiser au mieux les horaires des rendez-vous, éviter les chevauchements et l'utilisation simultanée d'équipements pour différents traitements, il est indispensable d'utiliser un logiciel de gestion des rendez-vous comme Softvision Agenda. De cette manière, vous pourrez occuper au mieux tous les créneaux horaires des rendez-vous sans causer de désagréments à vos clients.

Les clients prennent souvent des rendez-vous plusieurs mois à l'avance. Afin de s'assurer qu'ils ne les oublient pas, il est indispensable de leur envoyer un rappel par e-mail ou par SMS. Cette tâche fastidieuse peut être entièrement automatisée par un système de gestion des rendez-vous tel que Softvision Agenda.

Réservation autonome des clients du centre

En utilisant le logiciel de planification Softvision Agenda, les rendez-vous peuvent être ajoutés au calendrier par n'importe quel membre du personnel via le tableau de bord du logiciel. Cette approche est généralement utilisée lorsque les clients contactent le centre par téléphone pour prendre des rendez-vous et, dans le cas des centres de taille moyenne à grande, cela peut même nécessiter l'emploi d'une secrétaire dédiée à cette tâche.

En plus de la méthode mentionnée précédemment, un logiciel de gestion des rendez-vous permet d'offrir à vos clients la possibilité de prendre leurs propres rendez-vous de manière autonome. Il leur suffit de se rendre sur un site dédié (portail de réservation en ligne), de choisir le type de traitement à réserver, le jour et l'heure souhaités. Le système proposera automatiquement les dates et horaires disponibles.
Il est évident que cette option allège considérablement le travail au sein d'un centre esthétique, en automatisant entièrement le processus de réservation et en permettant de se passer d'un membre du personnel dédié aux réservations.

Configuration de Softvision Agenda pour une utilisation dans un centre esthétique

Après avoir examiné les problèmes liés à la gestion des rendez-vous dans un centre esthétique, voyons comment configurer le système "Softvision Agenda" pour une utilisation dans un centre esthétique.

Définition des horaires d'ouverture du Centre

Dans le menu "Entreprise" du panneau de contrôle du logiciel, accessible à l'adresse https://agapp.softvision.it, toutes les fonctions de configuration du système sont disponibles.
Le réglage à effectuer est sans aucun doute la définition des horaires de travail. Ainsi, le système permettra uniquement les réservations aux horaires d'ouverture du centre esthétique.
En cliquant sur "Horaires de l'Entreprise", vous pouvez indiquer les horaires du matin et de l'après-midi pour chaque jour de la semaine. Dans l'exemple suivant, le centre esthétique est configuré pour accepter les réservations tous les jours de 9h à 19h, sauf le dimanche.

Ressources et Services proposés par le Centre Esthétique

La prochaine étape dans la configuration du système de réservation est de définir les caractéristiques des traitements proposés par le centre esthétique. Dans le menu "Services" du menu "Entreprise", vous pouvez ajouter ou modifier les services (traitements).

Vous devrez créer différents services avec leurs durées respectives, par exemple : Manucure, Nettoyage du visage, Épilation, etc...
Il est essentiel de configurer correctement les membres du personnel et les ressources nécessaires pour réaliser les traitements.
Le choix dépendra de la taille du centre esthétique. Nous distinguons deux cas :

• Centre esthétique capable de n'accueillir qu'un seul client à la fois.
  C'est la situation la plus simple, où vous créez une seule ressource (par exemple, "Poste") avec une multiplicité de "1" attribuée à chaque service.
  
• Centre esthétique avec plusieurs postes de travail, chacun avec son propre employé.
  Dans ce cas, le centre peut accueillir autant de clients qu'il y a de postes de travail (par exemple, des salles), chaque membre de l'équipe travaillant sur un poste spécifique.
  Il est nécessaire de créer une ressource pour chaque poste de travail ("Poste de Marco", "Poste de Giulia", etc.).
  Ensuite, chaque service doit être attribué à toutes les ressources précédentes, et le drapeau "sélection manuelle de la ressource" doit être activé. Ainsi, lors de la réservation en ligne, les clients pourront indiquer leur préférence pour l'employé.

Il existe également des cas où un seul membre du personnel peut travailler sur plusieurs postes simultanément. Dans ce cas, configurez le membre du personnel avec une "capacité" supérieure à 1 et attribuez-le à tous les services.