Système de planification des rendez-vous pour un centre de consultation externe

Comment gérer les rendez-vous dans un centre de consultation externe

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Un centre de consultation externe offre des services de soins de santé ambulatoires, c'est-à-dire des services médicaux ne nécessitant pas l'hospitalisation du patient.

Un centre de consultation externe est généralement spécialisé dans de nombreux domaines médicaux tels que la cardiologie, la gynécologie, la dermatologie, l'odontologie, l'orthopédie, etc.

Il y a de nombreux avantages associés à un centre de consultation externe : une meilleure accessibilité aux services médicaux, de multiples options de spécialisation dans une même structure, une réduction des coûts de santé, une réduction des temps d'attente pour les consultations.

Généralement, un centre de consultation externe regroupe dans une seule structure un grand nombre de médecins chargés des consultations, ce qui implique un nombre élevé de rendez-vous à gérer quotidiennement.

C'est pourquoi l'utilisation d'un système de gestion des rendez-vous comme Softvision Agenda est absolument indispensable.

Réservation en ligne des rendez-vous dans les polycliniques

Dans une polyclinique, il est nécessaire de gérer les rendez-vous de plusieurs médecins qui utilisent un certain nombre de ressources du centre médical, telles que des salles, des équipements de diagnostic, etc.

Les rendez-vous sont souvent pris par les patients par téléphone en contactant le secrétariat de la polyclinique, qui, en utilisant le panneau de contrôle de l'application Softvision Agenda, procède à l'insertion des rendez-vous pour les différents médecins dans leurs calendriers de réservation.

Une manière beaucoup plus efficace de collecter les réservations, utilisable en complément de la méthode précédente, est de donner aux patients de la polyclinique la possibilité de prendre rendez-vous en toute autonomie. Les patients doivent simplement se connecter à un site web dédié (portail de réservation), indiquer le type de consultation à réserver, le médecin choisi, le jour et l'heure souhaités pour le rendez-vous. Le site web proposera automatiquement uniquement les dates et les heures disponibles pour le choix spécifié.

Il est évident que ce type d'approche du processus de réservation allège considérablement la charge de travail de la secrétaire de la polyclinique, tout en fournissant aux patients un service de réservation plus rapide et efficace.

Utilisation de Softvision Agenda dans une polyclinique médicale

Après avoir examiné les problèmes auxquels nous sommes confrontés dans la gestion des rendez-vous d'un cabinet médical, voyons comment configurer le système "Softvision Agenda" pour une utilisation dans une polyclinique.

Définition des horaires du centre médical

La première étape lors de la configuration d'un logiciel de gestion des rendez-vous est d'indiquer les horaires et les jours auxquels le centre médical peut proposer ses services.

À partir du tableau de bord de l'application, accessible à l'adresse https://agapp.softvision.it, dans le menu "Entreprise", vous trouverez les principales fonctionnalités de configuration du système.

En cliquant sur "Horaires de l'entreprise", vous pourrez indiquer les horaires du matin et de l'après-midi pour toute la semaine. En général, un centre médical est ouvert tous les jours de la semaine, sauf le dimanche, du matin jusqu'au soir, comme indiqué dans l'exemple ci-dessous.

Il est évident que les horaires indiqués dans l'exemple correspondent à l'ensemble du centre médical, mais il est très probable que les différents médecins qui effectuent les consultations aient des horaires différents (plus restreints) par rapport à ceux du centre médical. C'est pourquoi, en plus de la configuration précédente, il sera nécessaire d'indiquer également les disponibilités de chaque médecin du centre médical. Cette opération doit être effectuée via les fiches individuelles de chaque médecin (Membre du personnel).

Ajout des médecins du centre médical

Softvision Agenda est un logiciel de planification des rendez-vous multi-calendriers. Cela signifie que chaque médecin qui propose ses services dans le centre médical peut avoir son propre calendrier contenant uniquement les rendez-vous qui le concernent.

Pour configurer le système dans un tel contexte, il est nécessaire d'ajouter, via la fonction "Membres du personnel" du menu "Entreprise", les données de tous les médecins (nom, prénom, e-mail, mot de passe). Ainsi, chaque médecin du centre médical aura son propre compte d'accès au tableau de bord et pourra consulter les rendez-vous de son propre calendrier, ajouter de nouveaux rendez-vous, effectuer des déplacements et des annulations.
Il est important que les membres du personnel (médecins) ajoutés soient de type "Opérateur". Ainsi, les médecins auront accès uniquement à leurs propres rendez-vous sans pouvoir visualiser ou modifier les rendez-vous des autres médecins (ce privilège étant réservé à la secrétaire ou à l'administrateur du système).

Définition des services proposés dans le centre médical

Un centre médical peut proposer un grand nombre de services ou consultations.
Pour organiser correctement l'agenda du centre, il est essentiel de définir précisément les consultations fournies, par qui elles sont fournies et quelles ressources elles nécessitent.

Après avoir indiqué les médecins travaillant dans le centre médical, l'étape suivante consiste à définir toutes les ressources présentes dans le centre nécessaires à la réalisation des consultations. Parmi ces ressources, on retrouve par exemple les différentes salles où les consultations ont lieu, les éventuels équipements utilisés dans les différentes salles, etc.

La dernière étape consiste à charger tous les types de consultations (Services) proposés par le centre. Pour chacun d'eux, il faudra indiquer le nom, la durée, les ressources utilisées (par exemple, la salle dans laquelle se déroule la consultation) et le médecin (membre du personnel) effectuant la consultation.
Il arrive souvent qu'un même type de consultation puisse être effectué par plusieurs médecins. Prenons par exemple le service "Consultation de cardiologie" dans le cas où le centre dispose de trois cardiologues différents. Dans ce cas, les trois cardiologues devront être indiqués dans le service correspondant, et le paramètre "Demander la sélection du membre du personnel" devra être activé. Ainsi, lorsque le patient effectuera une réservation en ligne, il pourra choisir non seulement le type de consultation, mais également le médecin avec lequel la réaliser.
Le même principe s'applique si la réservation est effectuée manuellement par un opérateur.