Système de gestion des rendez-vous pour les pharmacies

La gestion des rendez-vous dans une pharmacie

L'activité principale des pharmacies est la vente de médicaments et de produits parapharmaceutiques. Ces dernières années, on a toutefois observé une expansion des services proposés par les pharmacies.

Les pharmacies offrent souvent une large gamme de services à leurs clients, tels que :

• Mesure de la pression artérielle : De nombreux pharmaciens sont en mesure de mesurer la pression artérielle des clients.
• Test de cholestérol : Certaines pharmacies proposent des tests de cholestérol pour aider à surveiller la santé cardiaque.
• Administration de vaccins : Certaines pharmacies peuvent administrer des vaccins pour prévenir des maladies telles que la grippe.
• Conseils pour la santé : Les pharmaciens peuvent fournir des conseils sur la santé, tels que la prévention des maladies, les programmes d'arrêt du tabac, la gestion du diabète et la santé sexuelle.
• Services de dépistage : Certaines pharmacies proposent des services de dépistage de santé, tels que la mesure de la glycémie et des taux d'hémoglobine A1C pour la gestion du diabète.
• Services de santé mentale : Certaines pharmacies offrent des services de soutien en santé mentale, tels que des conseils et un soutien aux patients atteints de troubles mentaux.
• Services de soins de la peau : Les pharmacies proposent également des services de soins de la peau, tels que des conseils sur la peau et la distribution de produits de soins de la peau.

La plupart de ces services nécessitent une réservation et ont une durée de quelques minutes.
C'est pourquoi il est essentiel d'utiliser un système de planification des rendez-vous tel que Softvision Agenda capable de répartir les rendez-vous tout au long de la journée en remplissant efficacement tous les créneaux horaires disponibles pour les clients de votre pharmacie.

Réservation autonome par les clients

Les rendez-vous peuvent être ajoutés au calendrier des réservations de Softvision Agenda par n'importe quel employé de la pharmacie via le panneau de contrôle de l'application. Ce type de travail est généralement utilisé lorsque les patients se rendent physiquement à la pharmacie pour prendre rendez-vous ou lorsqu'ils appellent. Si le nombre de rendez-vous est assez élevé (pensons par exemple aux seules vaccinations), il est évident qu'il est nécessaire d'avoir un employé presque exclusivement dédié à la saisie manuelle des rendez-vous.

En utilisant un logiciel de planification des rendez-vous, il est possible, en plus de la méthode précédente, de permettre aux clients de la pharmacie de réserver leurs propres rendez-vous de manière totalement autonome, sans l'intervention d'un opérateur. Ils n'auront qu'à accéder à un site web dédié (portail de réservation), indiquer le type de service à réserver, le jour et l'heure souhaités pour le rendez-vous. Le système proposera automatiquement uniquement les dates et heures disponibles.
Il est évident que cette possibilité allège considérablement le travail à l'intérieur de la pharmacie, automatisant complètement le processus de réservation et permettant de se passer d'un employé dédié aux réservations.

Utilisation et configuration de Softvision Agenda dans une pharmacie

La configuration du système de réservation automatique Softvision Agenda pour une pharmacie est assez simple. Voyons comment procéder :

Définition des horaires de la pharmacie

Dans le menu "Entreprise" du panneau de contrôle du logiciel, accessible à l'adresse https://agapp.softvision.it, toutes les fonctions de configuration du système sont disponibles.
La première opération à effectuer est de définir les horaires d'ouverture de la pharmacie. Ainsi, le système n'acceptera des rendez-vous que pendant les heures où la pharmacie accepte les rendez-vous.
En cliquant sur "Horaires de l'entreprise", nous pourrons indiquer les horaires du matin et de l'après-midi pour chaque jour de la semaine. Dans l'exemple suivant, le système acceptera les rendez-vous de 9h à 13h et de 15h à 20h, tous les jours sauf le dimanche.

Définition des services proposés par la pharmacie

Dans une pharmacie, de nombreux services ou visites peuvent être proposés.
Afin d'organiser correctement l'agenda de la pharmacie, il est essentiel de définir avec précision quels sont les services dispensés, par qui ils sont dispensés et quelles ressources ils utilisent.

Après avoir indiqué les opérateurs (médecins, vaccinateurs, etc.) travaillant dans la pharmacie, l'étape suivante consiste à définir toutes les ressources présentes dans la pharmacie nécessaires à la réalisation des prestations. Parmi les ressources figurent par exemple les différentes salles où les prestations sont effectuées, les éventuels équipements pouvant être utilisés dans différentes salles, etc.

La dernière étape consiste à charger tous les types de prestations (Services) que la pharmacie peut fournir.
Pour chacun d'entre eux, il faut indiquer le nom, la durée, les ressources utilisées (par exemple, la salle où la visite est effectuée) et le médecin (membre du personnel) qui réalise la visite.
Il arrive souvent qu'un même type de prestation puisse être effectué par plusieurs membres du personnel. Prenons par exemple le service "Consultation dermatologique" si le centre dispose de trois dermatologues différents. Dans ce cas, les trois dermatologues seront indiqués dans le service correspondant, et le paramètre "Demander la sélection du membre du personnel" sera activé pour le service. De cette manière, lorsque le client effectuera une réservation en ligne, il pourra choisir le médecin avec lequel il souhaite avoir la consultation, en plus du type de prestation.
Il en va de même si la réservation est saisie manuellement par un opérateur.