Logiciel de réservation de tables pour les restaurants

Gestion des réservations de tables dans les restaurants

La gestion des réservations de tables dans les restaurants est un aspect crucial pour garantir un service efficace et répondre aux demandes des clients, tout en maximisant également les revenus du restaurant. Voici quelques pratiques courantes pour la gestion des réservations de tables :

• Utilisez un système centralisé de réservation pour enregistrer et suivre les réservations. Cela peut être un agenda traditionnel, un calendrier électronique ou, encore mieux, un logiciel de gestion des réservations comme Softvision Agenda.
• Offrez différents canaux par lesquels les clients peuvent réserver, tels que le téléphone, l'e-mail ou les réservations en ligne via le site web du restaurant ou des plateformes tierces, telles que le portail de réservation de tables en ligne proposé par Softvision Agenda.
• Enregistrez les détails essentiels des réservations, tels que le nom du client, le nombre de convives, la date, l'heure et toute demande spéciale (comme les allergies alimentaires ou les préférences de placement). Les données collectées sont précieuses car elles peuvent être utilisées pour des campagnes futures de marketing par e-mail/SMS.
• Fixez une durée approximative pour chaque réservation afin d'optimiser l'utilisation des tables. Par exemple, vous pouvez attribuer une plage de deux heures pour un dîner.
• Envoyez des confirmations automatiques ou contactez les clients pour confirmer les réservations, en veillant à ce que les détails soient corrects et réduisant les risques d'erreur. Cela est automatisé grâce au logiciel Softvision Agenda.
• Assurez-vous que le personnel du restaurant est informé des réservations, des modifications et des demandes spéciales afin d'offrir un service attentif et personnalisé.
• Envoi de rappels : utilisez Softvision Agenda pour envoyer automatiquement un rappel de réservation par SMS et/ou e-mail.

Configuration de Softvision Agenda pour les réservations de tables

La configuration du système de réservation des restaurants est assez détaillée.

La première étape consiste à définir les horaires d'ouverture. Dans le cas des restaurants avec un seul service, il est recommandé de définir les horaires comme suit : 13h-16h et 20h-23h. De cette manière, avec des services d'une heure, le système permettra une seule réservation par table pour le déjeuner et le dîner.

L'étape suivante consiste à configurer les Ressources (Menu Entreprise | Ressources). Il sera nécessaire de créer une ressource pour chaque table disponible dans le restaurant. Par exemple, si le restaurant dispose de trois tables pour 2 personnes, deux tables pour 4 personnes, deux tables pour 6 personnes et deux tables pour 8 personnes, il est conseillé de nommer les ressources comme suit :

• Table n°1 (pour 2 personnes)
• Table n°2 (pour 2 personnes)
• Table n°3 (pour 2 personnes)
• Table n°4 (pour 4 personnes)
• Table n°5 (pour 4 personnes)
• Table n°6 (pour 6 personnes)
• Table n°7 (pour 6 personnes)
• Table n°8 (pour 8 personnes)
• Table n°9 (pour 8 personnes)
• ...

Pour finaliser la configuration, il ne reste plus qu'à créer les Services (Menu Entreprise | Services). Il faudra créer autant de services que nécessaire pour accueillir le nombre de personnes dans une réservation unique.
Dans l'exemple précédent, nous aurons :

• Réservation de table pour 1 personne
• Réservation de table pour 2 personnes
• Réservation de table pour 3 personnes
• Réservation de table pour 4 personnes
• Réservation de table pour 5 personnes
• Réservation de table pour 6 personnes
• Réservation de table pour 7 personnes
• Réservation de table pour 8 personnes
• ...

Chaque service créé doit être associé aux ressources nécessaires. Par exemple, les services de réservation pour une ou deux personnes doivent être associés aux tables n°1, n°2 et n°3, tandis que le service de réservation pour 3 et 4 personnes doit être associé aux tables n°4 et n°5.
Enfin, dans chaque service, le paramètre "Sélection automatique de la ressource" doit être activé, afin que le système sélectionne automatiquement une table disponible parmi celles répertoriées dans le service.

Organisation visuelle des rendez-vous

Softvision Agenda propose différents modes d'affichage des réservations : Jour, Semaine, Mois, Ressources par jour et Ressources par semaine.
Dans le cas du restaurant, les deux derniers modes doivent être utilisés car ils permettent de vérifier visuellement la disponibilité des tables (Ressources).