Rappel de rendez-vous
Il arrive souvent que les clients prennent rendez-vous plusieurs semaines (voire des mois) à l'avance. Dans des situations de ce type, il n'est pas rare qu'un client oublie la date de son rendez-vous et soit contraint de recontacter l'entreprise, voire de sauter le rendez-vous laissant ainsi à découvert un temps qu'il n'est alors plus possible de couvrir.
Pour remédier à des situations de ce type, il est absolument nécessaire de rappeler au client la date et le jour de son rendez-vous quelques heures, ou au plus un jour, à l'avance.
Évidemment, effectuer cette opération manuellement, contacter tous les clients par téléphone, est une opération qui prend du temps et des ressources.
Avec Softvision Agenda, en revanche, il est possible de configurer le système pour envoyer un message de rappel au client un certain nombre d'heures avant l'heure du rendez-vous. Depuis le menu "Entreprise | Préférences", il est possible de choisir à la fois le message à envoyer (éventuellement en le personnalisant) et les heures à l'avance. Le choix du message peut être fait dans la rubrique "Envoi automatique d'e-mails et de SMS" en sélectionnant l'événement "Rappel de rendez-vous".
Le message de rappel peut être un SMS ou un e-mail. Évidemment, la première méthode est décidément plus sûre que la seconde car les messages SMS avec expéditeur personnalisable sont envoyés par Softvision Agenda. ils sont beaucoup plus susceptibles d'être lus immédiatement par le client qu'un e-mail qui pourrait être lu plusieurs heures ou jours plus tard, annulant ainsi son utilité.