Synchronisieren Ihres Kalenders mit Google Kalender

Die Termine eines Kalenders eines Mitarbeiter von Softvision Agenda kann mit denen eines beliebigen Google-Kalender-Kalenders synchronisiert werden. Dies bedeutet, dass jedes Mal, wenn ein Termin in der Anwendung erstellt wird, dieser sofort im Google-Kalender repliziert wird. Ebenso wird jeder im Google-Kalender eingetragene Termin automatisch in die Agenda eingetragen. Änderungen oder Stornierungen von Kalenderterminen werden automatisch in den Google-Kalenderterminen übernommen und umgekehrt.

Synchronisierte Daten

Die Struktur der Google-Kalendertermine ist sehr einfach. Tatsächlich besteht jeder Termin ausschließlich aus einem Titel, einer Beschreibung, dem Zeitplan und wenig mehr. Aus diesem Grund werden bei der Synchronisierung eines Termins zwischen den beiden Umgebungen nicht alle Softvision Agenda-Termineigenschaften in Google Kalender kopiert. Insbesondere Daten zur Ressourcennutzung und zu Mitarbeitern werden nicht kopiert, da Google diese Elemente nicht unterstützt. Stattdessen wird der Name des Kalenderdienstes in die Beschreibung des Termins im Google-Kalender eingefügt. Ebenso wird beim Kopieren eines in Google eingegebenen Termins nach Softvision Agenda ein Termin mit gleichem Titel, gleicher Beschreibung und Uhrzeit erstellt, wobei der Dienst und Ort in der Konfiguration des aktivierten Mitarbeiters angegeben sind Synchronisation.

Validierung

Softvision Agenda verfügt über ein strenges Validierungssystem, das die Eingabe eines Termins nur zulässt, wenn eine ganze Reihe von Kriterien überprüft werden, wie z. B. die Zeit innerhalb der Grenzen der Öffnungszeiten des Unternehmens, die Verfügbarkeit von Ressourcen oder Mitarbeiter usw. Der Google-Kalender ist völlig frei von einem Validierungssystem. Wenn also ein Termin von Softvision Agenda erstellt wird, wird er sicherlich in Google Kalender eingetragen, aber das Gegenteil ist nicht immer garantiert. Wird beispielsweise in Google Kalender ein Termin eingetragen, der außerhalb der Geschäftszeiten liegt, wird dieser nicht in den Kalender des Mitarbeiters kopiert, der die Synchronisierung aktiviert hat.

Aktivierung der Synchronisation

Um die Synchronisierung zu aktivieren, müssen Sie auf das Fenster Mitarbeiter im Bereich "Mitarbeiter" zugreifen. Über den letzten Tab des Fensters Es ist möglich, die Synchronisierung zu aktivieren. Google öffnet ein Authentifizierungsfenster, um den Zugriff auf Ihr Google-Konto anzufordern (ggf. muss auf „Erweitert“ und dann auf „Softvision.it öffnen“ geklickt werden). Wenn das Fenster geschlossen ist, können Sie den zu synchronisierenden Google-Kalender, den Dienst und den Ort auswählen, die mit den Terminen aus Google Kalender verknüpft werden sollen.
Nach Klick auf die Schaltfläche „Speichern“ werden die zu diesem Zeitpunkt in den beiden Kalendern vorhandenen Termine synchronisiert. Dieser Vorgang kann je nach Anzahl der in den beiden Kalendern vorhandenen Termine auch mehrere Minuten dauern. Nach dieser anfänglichen Synchronisierungsphase werden alle Änderungen, die an einem Kalender vorgenommen werden, automatisch in den anderen übernommen.

Synchronisierte Termine

Es ist sehr wichtig festzulegen, dass nur Termine mit dem einzigen Mitarbeiter synchronisiert werden, der die Synchronisierung aktiviert hat. Beispielsweise wird ein Termin mit zwei Mitarbeitern nicht synchronisiert, selbst wenn einer der Mitarbeiter die Synchronisierung aktiviert hat.
In der Praxis werden nur Termine berücksichtigt, die ausschließlich den synchronisierten Mitarbeiter betreffen.