Sincronizando su calendario con Google Calendar

Las citas de un calendario de un miembro del personal de Softvision Agenda se puede sincronizar con los de cualquier calendario de Google Calendar. Esto implica que cada vez que se cree una cita dentro de la aplicación, inmediatamente se replicará dentro del calendario de Google. Del mismo modo, cualquier cita ingresada en el calendario de Google se ingresará automáticamente en la agenda. Los cambios o cancelaciones realizados en las citas del calendario se reflejarán automáticamente en las citas del calendario de Google y viceversa.

Datos sincronizados

La estructura de las citas del calendario de Google es muy simple. De hecho, cada cita consta exclusivamente de un título, una descripción, el horario y poco más. Por este motivo, cuando se sincroniza una cita entre los dos entornos, no todas las propiedades de la cita de Softvision Agenda se copiarán en Google Calendar. En particular, los datos sobre el uso de recursos y los miembros del personal no se copiarán, ya que Google no admite estos elementos. En cambio, el nombre del servicio de calendario se inserta en la descripción de la cita en el calendario de Google. De igual forma, cuando se copia una cita ingresada en Google a Agenda Softvision, se crea una cita con el mismo título, descripción y hora, con el servicio y ubicación indicados en la configuración del empleado que ha activado sincronización.

Validación

Agenda Softvision dispone de un riguroso sistema de validación que permite introducir una cita sólo si se verifican toda una serie de criterios como, por ejemplo, el tiempo dentro de los límites del horario de apertura de la empresa, la disponibilidad de recursos o miembros del personal, etc. El calendario de Google está totalmente desprovisto de un sistema de validación, por lo que cuando Softvision Agenda crea una cita, seguramente se ingresará en Google Calendar, pero no siempre se garantiza lo contrario. Por ejemplo, si se ingresa una cita en Google Calendar fuera del horario de la empresa, esta no se copiará en el calendario del empleado que tiene activada la sincronización.

Activación de sincronización

Para activar la sincronización es necesario acceder a la ventana miembro del personal en la sección "Miembros del personal" personal". A través de la última pestaña de la ventana será posible activar la sincronización. Google abrirá una ventana de autenticación para solicitar acceso a su cuenta de Google (puede ser necesario hacer clic en "Avanzado" y luego en "Abrir Softvision.it"). Cuando se cierre la ventana, será posible elegir qué calendario de Google sincronizar, el servicio y la ubicación para asociar las citas de Google Calendar.
Después de hacer clic en el botón "Guardar", se sincronizarán las citas presentes en ese momento en los dos calendarios. Esta operación también puede tardar varios minutos dependiendo del número de citas presentes en los dos calendarios. Después de esta fase inicial de sincronización, cualquier cambio realizado en un calendario se reflejará automáticamente en el otro.

Citas Sincronizadas

Es muy importante especificar que solo se sincronizarán las citas que contengan al único miembro del personal que haya activado la sincronización. Por ejemplo, una cita que incluye a dos miembros del personal no se sincronizará incluso si uno de los miembros del personal tiene la sincronización activada.
En la práctica, solo se consideran los nombramientos que conciernen exclusivamente al miembro del personal sincronizado.