Synchronisation de votre calendrier avec Google Calendar

Les rendez-vous d'un agenda d'un membre du staff de Softvision Agenda peuvent être synchronisés avec ceux de n'importe quel calendrier Google Calendar. Cela implique que chaque fois qu'un rendez-vous est créé dans l'application, il sera immédiatement répliqué dans le calendrier Google. De même, tout rendez-vous saisi dans l'agenda Google sera automatiquement inscrit dans l'agenda. Les modifications ou annulations apportées aux rendez-vous du calendrier seront automatiquement reflétées dans les rendez-vous du calendrier Google et vice versa.

Données synchronisées

La structure des rendez-vous du calendrier Google est très simpliste. En fait, chaque rendez-vous se compose exclusivement d'un titre, d'une description, de l'horaire et de rien d'autre. Pour cette raison, lorsqu'un rendez-vous est synchronisé entre les deux environnements, toutes les propriétés de rendez-vous Softvision Agenda ne seront pas copiées dans Google Agenda. En particulier, les données sur l'utilisation des ressources et les membres du personnel ne seront pas copiées car Google ne prend pas en charge ces éléments. Au lieu de cela, le nom du service de calendrier est inséré dans la description du rendez-vous dans le calendrier Google. De même, lorsqu'un rendez-vous saisi dans Google est copié dans Softvision Agenda, un rendez-vous est créé avec le même titre, description et heure, avec le service et le lieu indiqués dans la configuration du membre du personnel qui a activé synchronisation.

Validation

Softvision Agenda dispose d'un système de validation rigoureux qui ne permet de saisir un rendez-vous que si toute une série de critères sont vérifiés comme par exemple le temps dans la limite des horaires d'ouverture de l'entreprise, la disponibilité des ressources ou membres du personnel, etc. L'agenda Google est totalement dépourvu de système de validation donc lorsqu'un rendez-vous est créé par Softvision Agenda, il sera certainement saisi dans Google Agenda mais l'inverse n'est pas toujours garanti. Par exemple, si un rendez-vous est saisi dans Google Agenda en dehors des heures d'ouverture de l'entreprise, celui-ci ne sera pas copié dans l'agenda du collaborateur qui a activé la synchronisation.

Activation de la synchronisation

Pour activer la synchronisation, vous devez accéder à la fenêtre membre du staff dans la section "Staff Members" staff". Par le dernier onglet de la fenêtre il sera possible d'activer la synchronisation. Google ouvrira une fenêtre d'authentification pour demander l'accès à votre compte Google (il peut être nécessaire de cliquer sur "Avancé" puis sur "Ouvrir Softvision.it"). A la fermeture de la fenêtre, il sera possible de choisir quel agenda Google synchroniser, le service et le lieu à associer aux rendez-vous de Google Agenda.
Après avoir cliqué sur le bouton "Enregistrer", les rendez-vous présents à ce moment dans les deux calendriers seront synchronisés. Cette opération peut également prendre plusieurs minutes selon le nombre de rendez-vous présents dans les deux agendas. Après cette phase initiale de synchronisation, toute modification apportée à un calendrier sera automatiquement répercutée sur l'autre.

Rendez-vous synchronisés

Il est très important de préciser que seuls les rendez-vous contenant le seul membre du personnel qui a activé la synchronisation seront synchronisés. Par exemple, un rendez-vous qui inclut deux membres du personnel ne sera pas synchronisé même si l'un des membres du personnel a activé la synchronisation.
En pratique, seuls les rendez-vous qui concernent exclusivement le salarié synchronisé sont pris en compte.